Depuis plusieurs mois, nous entendons souvent parler de la technologie RPA, mais que fait-elle ? Dans cet article, nous proposons de vous expliquer qu’est ce que la technologie RPA à travers 4 points clés : 

• Qu’est-ce que la technologie RPA ?
  
• Quels en sont les avantages ?
  
• Quels sont les risques de la RPA ? 
  
• Qui l’utilise ? 

Qu’est-ce que la technologie RPA ?

La Robotic Automatisation Process (RPA), est une technologie qui utilise les logiques des métiers et des éléments entrants structurés, afin d’automatiser les processus métiers. Ainsi, grâce à cette technologie et à ses outils, une entreprise peut capturer et interpréter des applications afin de traiter des transactions, manipuler des données, déclencher des réponses ou encore communiquer avec d’autres systèmes numériques.

Que cela soit de la simple création d’une réponse automatique à un courrier électronique, la RPA permet de multiples scénarios, déployant des milliers de robots, chacun étant programmé pour automatiser des travaux dans un système d’Enterprise Resource Planning (ERP).

La RPA ouvre alors un monde de possibilités pour fluidifier les processus et réduire les temps de traitement :

• Centraliser, nettoyer et catégoriser les données pour l'analyse des dépenses.
  
• Récolter des données pour la compréhension du marché.
  
• Créer et remplir des modèles de coût, instancier les RFx et les enchères avec des données existantes.
  
• Remplir des modèles d'optimisation avec des données commerciales et d'offres fournisseurs.
  
• Rédiger des contrats à partir de modèles, d'offres sélectionnées et de soumissions d'offres fournisseurs en ligne.
  
• Créer et envoyer des bons de commandes automatisés basés sur les niveaux des inventaires, et les tendances des points de vente.
  
• Automatiser la réception et le rapprochement des factures (N-way matching).
  
• Une file d'attente automatisée pour les paiements et des escomptes dynamiques ou pour paiement anticipé basés sur le rapprochement, l'acceptation du fournisseur, et l'analyse de la trésorerie.
  
• L’achat guidé dans le catalogue : indiquer aux employés d'une organisation s'ils devraient faire leur achat dans tel ou tel catalogue, envoyer une demande au support Achats, ou simplement faire un « achat au comptoir ».
  
• L’achat guidé hors catalogue qui détermine si un besoin doit être couvert par un achat sur catalogue, une demande de devis, ou encore un appel d’offre orienté sourcing stratégique.
  

Quels sont les avantages de la RPA ?

La RPA exécute les tâches systématiques des processus pour concentrer vos ressources sur les exceptions, là où l’humain est encore indispensable. Tous les travailleurs impliqués dans des process de back-office doivent réaliser de nombreuses tâches répétitives et ennuyeuses. La RPA est semblable à un logiciel répliquant l’activité humaine et prenant en charge certaines étapes d’un processus. Il peut effectuer ces actions plus rapidement et plus précisément que l’homme, et sans interruption. Son utilisation permet donc aux salariés de se libérer du temps et de se concentrer sur les missions à vraie valeur ajoutée, mais aussi de réduire les coûts de personnel et les erreurs humaines. 

Dans cette logique, il existe des implémentations RPA où plus de 15 à 20 étapes peuvent être automatisées. Elles font alors partie d’une chaîne de valeur appelée "automatisation intelligente" (IA).

Selon le Gartner, l’automatisation et l’intelligence artificielle pourront réduire de 65 % les besoins des employés dans les centres de services partagés d’ici quelques mois.

Quels sont les risques de la RPA ?

Dans un premier temps, il est important de rappeler que la RPA n’est pas faite pour toutes les entreprises. De plus, lorsque nous parlons d’automatisation, le premier impact important et qu’elle peut dans l’absolu éliminer des emplois, ce qui présente aux DSI des défis en matière de gestion de talents. Forrester Research estime que les logiciels de RPA peuvent nuire au total 230 millions de travailleurs, soit environ 9 % de la main-d'œuvre mondiale.

Leslie Willcocks, professeur à la London School of Economics (LSE), prévient que la diffusion de masse de la robotique est susceptible d'être plus ardue que de nombreux experts ne l'annoncent. "Les scénarios d'horreur se focalisent sur les pertes d'emplois provoquées par l'automatisation et la robotique et l'effet tsunami de ces technologies" précise le professeur. "Leur impact est défini comme soudain, transformateur, écrasant, et irréversible."

Par ailleurs, bien qu’il soit possible d’automatiser 30 % des tâches pour la majorité des professions, cela ne se traduit pas clairement par une réduction des coûts de 30 %.

Qui utilise la RPA ?

Des douzaines d'éditeurs de RPA se partagent désormais le marché, comme UI Path, AntWorks, ou Verint. Ils offrent des solutions pour des industries aussi diverses que l'aéronautique, l’automobile ou la gestion / revalorisation des déchets. En effet, toute entreprise peut aujourd’hui tirer profit de l'efficacité d’une technologie qui permet d’automatiser les processus numériques consommateurs de temps et à faible valeur ajoutée. 

Quelques exemples d’applications concrètes dans divers secteurs :

• Soins de santé (mise à jour des dossiers médicaux électroniques, rendez-vous en ligne automatisé, facturation et gestion des assurances. etc...)
  
• Automatisation de la main d'œuvre (intégration, affectation, automatisation de la gestion des horaires, création, révision et présentation automatiques des feuilles de temps, etc...)
  
• Comptabilité (automatisation des comptes fournisseurs, soumission et traitement de dépenses, production automatisée des rapports et des comptes, etc...) ;
  
• Conformité (contrôle de la main d'œuvre, certification et gestion des certificats, reporting réglementaire, etc...)
  
• Gestion bancaire (intégration des processus front-end et back-end, gestion de documents, processus de demande de prêt, chatbots, etc...)
  
• Tourisme (profilage des clients, gestion automatique des tarifs, informatique décisionnelle et reporting automatisés, concierges robotisés, etc...).